Orientador(a) del Departamento de Atención al Usuario

Objetivo del cargo

Otorgar apoyo administrativo integral a las actividades generales de cada unidad del instituto, con el fin de facilitar la continuidad operativa de las mismas, en el marco de las normativas vigentes.

Funciones del cargo

1.-Realizar atención de público interno y externo:

Atender público interno y externo mediante diferentes medios y vías de comunicación.

Recepcionar dudas y consultas y entregar información a quien lo requiera (funcionarios(as), proveedores(as) o usuarios(as)).

Entregar respuestas o soluciones a los públicos solicitantes, de acuerdo a las necesidades planteadas.

Entregar orientaciones ante dudas o consultas específicas relacionadas con la organización, la unidad u otras instituciones relacionadas.

Colaborar en la generación de informes, estadísticas e indicadores de la unidad relativos a atención de público

2.-Ejecutar la gestión documental interna de la unidad:

Elaborar documentos internos relacionados con la actividad de la unidad (memorándums, oficios, ordinarios, resoluciones y actas de reuniones, según corresponda).

Enviar la documentación emitida a las unidades o instituciones requirentes.

Realizar seguimiento y control a la documentación enviada, ingresando, si corresponde, información a los sistemas informáticos requeridos para la realización de actividades de su unidad.

Resguardar la documentación física y digital generada en la unidad.

Colaborar en la generación de informes, estadísticas e indicadores relativos a la gestión de la documentación interna de la unidad.

3.-Ejecutar la gestión documental externa de la unidad:

Recepcionar e ingresar la documentación recibida en la unidad.

Enviar la documentación recibida a los destinatarios correspondientes.

Realizar seguimiento y control a la documentación entregada, en caso que corresponda.

Resguardar la documentación física y digital recibida en la unidad.

Colaborar en la generación de informes, estadísticas e indicadores, relativos a la gestión de la documentación externa de la unidad.

4.-Apoyar la realización de actividades diversas de la unidad, interna y externamente:

Apoyar en  la coordinación de actividades a nivel interno y externo.

Colaborar con la logística general para la realización de la actividad (infraestructura, insumos, horarios, fechas y asistencias, entre otros).

Apoyar la realización de la actividad, a nivel interno y externo, de acuerdo al programa de la misma.

5.-Garantizar la autenticidad, preservación, accesibilidad y disponibilidad documental de la gestión de su unidad:

Elaborar el expediente documental y el registro de la gestión de su unidad.

Mantener actualizado el repositorio de datos de la información de gestión de su unidad.

Realizar la digitalización e ingreso a servidor interno de documentos físicos, según períodos retroactivos.

Realizar el control y manejo de la documentación física y electrónica de la unidad.

Responder a requerimientos documentales de otras unidades.

6.-Mantener actualizado el control de existencias de su unidad y colaborar con el inventario institucional:

Realizar revisiones de los espacios de trabajo de su unidad, para corroborar las existencias indicadas en el sistema de control de inventario.

Colaborar en la realización de inventarios mensuales selectivos para el control de las existencias del INGER.

Responder a las solicitudes de mobiliario para la realización de las actividades de la unidad.

Colaborar con el inventario anual de registro global de las existencias del instituto.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

-Excluyenbte presentar Licencia de Enseñanza Media. DFL

-Excluyenbte presentar Licencia de Enseñanza Media. DFL -Excluyente certificar Curso de Comunicación Efectiva y/o Trato Usuario. -Excluyente certificar Curso de Manejo o Resolución de Conflictos -Deseable certificar Curso de Lengua de Señas. -Deseable certificar Cursos tales como: Computación Básica y/o Ley de Derechos y Deberes de los Pacientes.

Experiencia sector público / sector privado

-Excluyente certificar al menos 1 año de experiencia laboral en la Atención de Público o en Servicio al Cliente en Instituciones de Salud Públicas o Privadas.

Competencias

4. Competencias conductuales

Transversales

Nivel

Descripción nivel

Peso %

Aprendizaje continuo

2

Busca proactiva y continuamente nueva información que pueda poner en práctica al desarrollar las funciones propias de su rol.

Comparte conocimientos con sus pares que contribuyan a la ejecución efectiva de las labores del área de pertenencia.

Busca y propone instancias de capacitación y aprendizaje que favorezcan la efectividad de su equipo de trabajo.

5%

​​Iniciativa y proactividad

2

Implementa medidas que permiten eficientizar el uso de insumos y recursos disponibles para cumplir con su quehacer.

Actúa de manera anticipada y preventiva frente a potenciales complejidades u obstáculos que surgen en su campo de acción.

Sugiere alternativas que contribuyan a la resolución de situaciones desafiantes en su área de trabajo.

8%

Orientación a las personas

3

Establece, en su área de trabajo, mecanismos para dar seguimiento y retroalimentación al equipo en torno a la atención brindada a usuarios(as).

Aplica técnicas para la contención y manejo de usuarios(as) molestos (as) que se vinculan con su área de desempeño.

Comparte conocimientos con su equipo y refuerza constantemente aspectos clave para cubrir las necesidades detectadas tanto en usuarios(as) de la institución como clientes internos.

12%

Trabajo en equipo

2

Reconoce la importancia del trabajo desarrollado por los integrantes del equipo para el alcance de objetivos asociados tanto a su cargo como al área de pertenencia.

Logra desempeñarse correctamente en procesos multidisciplinares de trabajo, con base en un conocimiento exhaustivo de sus funciones y los fundamentos técnicos implicados en su labor.

Propone instancias de participación para distintos actores organizacionales -dentro y fuera de su área de pertenencia- a fin de promover la colaboración interfuncional.

25%

Específicas

Nivel

Descripción nivel

Peso%

Comunicación asertiva y efectiva

2

Actúa con rapidez y precisión ante las emergencias.

Propone soluciones oportunas frente a problemáticas que afectan a su área de trabajo.

Brinda apoyo y sugerencias al equipo durante la aparición de contingencias, con énfasis en el respeto de las atribuciones de cada parte.

20%

Orientación al orden

3

Cumple rigurosamente con los procedimientos y protocolos asociados a su campo de acción.

Mantiene registros actualizados, estructura la información que gestiona y resguarda el manejo de información confidencial.

Incentiva a que otras personas de la unidad de pertenencia actúen de acuerdo con los lineamientos establecidos para la línea temática bajo su gestión.

15%

Planificación y organización

1

Cumple con las labores asignadas durante su jornada de trabajo y/o en los plazos disponibles.

Distribuye sus actividades diarias en función de las prioridades y programación establecida por su jefatura directa.

Gestiona y asigna de manera eficiente los materiales e insumos asignados para ejecutar las tareas encomendadas.

5%

Trabajo bajo presión

2

Ejecuta con precisión las labores asignadas, incluso en periodos de alta demanda.

Mantiene la calma y contiene a otras personas en contextos de elevada carga laboral.

Es capaz de abordar múltiples tareas, según lo amerita el volumen de trabajo del equipo.

10%

Contexto del Cargo

-Contar con Licencia de Enseñanza Media. DFL

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

-Contar con Licencia de Enseñanza Media. DFL

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Certificado Situación militar al día (Obligatorio solo para los hombres)

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Otros

Etapas de selección

Calendarización del proceso