Código 042: Secretario(a) Administrativo(a) - CR Pabellón - Subdirección Gestión del Cuidado

Objetivo del cargo

Coordinar y controlar los procesos administrativos del área de desempeño, a través de la organización y ejecución que sustenta el cumplimiento de los objetivos de ésta, apoyando a la jefatura mediante la facilitación de información y brindando la orientación y asesoría necesaria tanto al usuario interno como externo del Hospital Dr. Sótero del Río.

Funciones del cargo

1. Administrar la documentación, correspondencia y gestión documental del área.

Recepciona, clasifica, registra, digitaliza y deriva documentación física y digital, resguardando orden, oportunidad y trazabilidad.

Elabora y tramita documentos administrativos solicitados por la jefatura, tales como memorándums, oficios, ordinarios, correos formales, actas y minutas.

Mantiene actualizado el archivo físico y digital, junto con otros antecedentes administrativos del área, asegurando su respaldo, control de versiones y disponibilidad oportuna para la gestión documental.

Apoya y administra la gestión documental y de registro del recurso humano del Departamento y deriva dicha documentación a las unidades correspondientes.

2. Coordinar requerimientos y comunicaciones internas entre las unidades del área.

Canaliza requerimientos de usuarios y administrativos asociados a las distintas líneas de gestión del área.

Realiza el envío, recepción y seguimiento de información entre la jefatura, equipos del Departamento, servicios clínicos, unidades administrativas y organismos externos cuando corresponda.

Transmite instrucciones, convocatorias e información institucional previamente definida por la jefatura, utilizando medios formales.

3. Administrar procesos administrativos asociados a la gestión de personas, asegurando la correcta recepción, registro, validación y tramitación de documentos conforme a los procedimientos institucionales.

Administra procesos de contratación e ingreso de funcionarios, elaborando propuestas, registrando información en sistemas institucionales, gestionando validaciones y realizando su seguimiento hasta su aprobación.

Apoya el proceso de incorporación de nuevos funcionarios, coordinando documentación, enrolamiento, credenciales y orientación inicial.

Mantiene actualizados los registros administrativos de los funcionarios, incorporando información de reemplazos, licencias médicas, permisos y vacaciones.

Realiza el registro y revisión de horas extras, marcaciones, autorizaciones por la jefatura, firmas y documentación asociada.

Recepciona, revisa y realiza la tramitación de boletas de honorarios, verificando antecedentes, registrando información y realizando seguimiento del proceso.

4. Gestionar insumos administrativos y de apoyo operativo para el funcionamiento del área.

Levanta necesidades de materiales de oficina y aseo, formularios, insumos administrativos y recursos de apoyo para el funcionamiento del área.

Tramita solicitudes por los canales institucionales correspondientes, previa validación de la jefatura directa.

Controla recepción, distribución y respaldo de insumos asignados al área, evitando duplicidades y pérdidas de trazabilidad.

5. Colaborar con la mejora continua y el resguardo de la información del área.

Idea mejoras para el área, proponiendo iniciativas a su jefatura para responder satisfactoriamente a las exigencias y desafíos laborales del ámbito.

Actualiza sus conocimientos de forma constante en función de realizar mejoras tanto en su gestión como en la del equipo de trabajo que integra.

Desempeña otras labores inherentes al área, según asignación de la jefatura directa.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Licencia de Enseñanza Media, otorgado por una Institución pública o privada reconocida por el Ministerio de Educación.

• Curso Trato al Usuario.

Experiencia sector público / sector privado

Experiencia laboral de al menos 06 meses, realizando funciones administrativas en instituciones de salud públicas y/o privadas en servicios de Imagenología.

Conocimientos Técnicos:

- Atención de Público.

- Humanización.

- Redacción y ortografía.

- Sistemas de gestión documental.

- Microsoft Office Nivel Usuario/Intermedio.

Competencias

Competencias Institucionales

Foco en la Excelencia Capacidad para desarrollar sus actividades de cuerdo con los estándares establecidos por el Complejo Asistencia Sótero Del Río, verificando la oportunidad y calidad de su trabajo, así como ajustando su comportamiento a situaciones de cambios o adversas, logrado aportar, en todo momento, al posicionamiento del CASR como una Institución de excelencia

Trabajo Colaborativo Capacidad para generar y mantener vínculos de trabajo caracterizados por la cooperación y el respeto con personas y/o equipos que trabajan al interior del Complejo Asistencial Sótero Del Río, así como con grupos de interés externos a la Institución, entendiendo que cada uno forma parte de un equipo en donde todos comparten un objetivo común

Orientación de Servicio Capacidad para visualizar a los usuarios del Complejo Asistencial Sótero del Rio (pacientes y sus familiares) como una fuente de inspiración y motivación, posicionándolos en centro de su accionar, de modo de conocer, empatizar y responder a las necesidades y requerimientos, dando prioridad a la entrega de un servicio caracterizado por actitudes de respeto y amabilidad

Desarrollo e Innovación Capacidad para identificar áreas de aprendizaje, tanto propias como institucionales, optimizando las oportunidades que se generan para incrementar conocimientos y capacidades, de manera de proponer e implementar maneras diferentes y novedosas de hacer las cosas, agregando valor a su quehacer y/o la gestión del CASR

Competencias Específicas "FAMILIA E"

Disposición Positiva Demuestra predisposición, compromiso y responsabilidad hacia el trabajo, asumiendo positivamente las distintas tareas y solicitudes que recibe, evitando entramparse en la queja o en la crítica de cada desafío, contingencia o complejidad que enfrenta.

Comunicación Efectiva Capacidad para expresar las ideas en forma eficaz en situaciones individuales y grupales (incluyendo el uso adecuado de la comunicación no verbal); ajustar el lenguaje o la terminología a las características y las necesidades de su interlocutor, entregando eficazmente el mensaje.

Orden, Método y Eficiencia Capacidad para realizar el trabajo de forma sistemática, ordenada, correcta y oportuna, por medio de la optimización de los recursos disponibles, sin desviaciones, pérdidas de tiempo o recursos, logrando el resultado esperado.

Aplicar Procedimientos y Normas Capacidad para ejecutar sus funciones cumpliendo las normas y procedimientos del área propia y del Complejo Asistencial Sótero del Río, a fin de lograr los objetivos dentro de los lineamientos esperados.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Licencia de Enseñanza Media o equivalente.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Etapas de selección

Calendarización del proceso