Analista Departamento de Capacitación y Desarrollo Organizacional, SAMU Metropolitano

Objetivo del cargo

Coordinar y gestionar de manera eficiente y continua los procesos del Departamento de Capacitación y Desarrollo Organizacional, asegurando la correcta elaboración, registro, trazabilidad, derivación y resguardo de la documentación y correspondencia institucional. Asimismo, facilitar y canalizar oportunamente la información requerida por usuarios internos y externos, contribuyendo a la optimización de los procesos y a la generación de condiciones administrativas y técnicas que favorezcan el adecuado funcionamiento y cumplimiento de los objetivos del Departamento.

Funciones del cargo

Gestionar y analizar el flujo documental del Departamento de Capacitación y Desarrollo Organizacional, asegurando la correcta recepción, registro, revisión, trazabilidad y derivación de diplomas, certificados, resoluciones y correspondencia, mediante el uso del sistema de gestión documental vigente.

Diseñar y optimizar mecanismos de resguardo, sistematización y control de la información del Departamento, garantizando integridad, confidencialidad y disponibilidad oportuna de los antecedentes.

Analizar y canalizar requerimientos de usuarios internos y externos, proporcionando respuestas técnicas y asegurando seguimiento hasta su resolución.

Planificar y coordinar reuniones y actividades estratégicas del Departamento, gestionando recursos, convocatorias y levantando actas o reportes cuando corresponda.

Gestionar y monitorear la tramitación de resoluciones, oficios y memorándums, asegurando cumplimiento de plazos y correcta articulación con las distintas áreas del Servicio.

Implementar y mantener sistemas de digitalización y archivo electrónico y físico, incorporando controles internos que permitan asegurar trazabilidad y auditoría de los procesos.

Colaborar con el área de Capacitación en:

Apoyar técnicamente el proceso de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), colaborando en el análisis de brechas y en el seguimiento de planes y programas formativos.

Sistematizar y mantener actualizada la información de actividades de capacitación en el SIRH, asegurando consistencia y calidad de los datos registrados.

Gestionar y monitorear la documentación asociada a ejecución presupuestaria de actividades de capacitación (certificados de disponibilidad, facturas, resoluciones de pago), asegurando cumplimiento normativo y trazabilidad del proceso.

Coordinar la inscripción y participación de funcionarios en actividades internas y externas, efectuando seguimiento de asistencia y generando reportes de participación.

Planificar y supervisar la logística de actividades formativas (salas, proveedores, servicios asociados), asegurando estándares de calidad en su ejecución.

Diseñar e implementar estrategias de difusión de las actividades de capacitación, promoviendo cobertura y participación efectiva.

Brindar apoyo al área de Desarrollo Organizacional, Reclutamiento y Selección en:

Coordinar y dar seguimiento a las distintas etapas de los procesos de reclutamiento y selección, asegurando cumplimiento de plazos y correcta comunicación con candidatos(as).

Levantar y analizar referencias laborales, contribuyendo a la evaluación integral de postulantes.

Administrar y resguardar la documentación física y digital de los procesos de selección, garantizando confidencialidad y trazabilidad.

Sistematizar y mantener actualizada la base de datos de postulaciones espontáneas y procesos vigentes.

Apoyar técnicamente la preparación de antecedentes y documentación requerida por comisiones de selección.

Gestionar y controlar el stock de evaluaciones técnicas y otros instrumentos utilizados en los procesos de reclutamiento.

Mantener registro y solicitar a secretaria stock de insumos, útiles necesarios y en cantidad suficiente para el desempeño del área.

Gestión de Mejora Continua:

Colaborar en la implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad del Departamento, proponiendo ajustes a procesos y mecanismos de control.

Participar en proyectos transversales del área, aportando análisis, seguimiento y apoyo técnico según requerimientos de la jefatura.

Gestionar el control de insumos críticos para la operación del área, asegurando continuidad operativa.

Ejecutar otras funciones asociadas al rol de Analista dentro del equipo y/o Subdirección, conforme a lineamientos estratégicos definidos por la jefatura.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Licencia de Educación Media.

Requerido:

Curso en Microsoft office (Excel, Word y/o Power Point)

Estatuto Administrativo

Curso Buen trato al usuario o cliente

Deseable:

Probidad, ética y transparencia

Otros conocimientos:

Manejo SIRH modulo Capacitación y Personal

Experiencia sector público / sector privado

Experiencia de al menos 3 años en funciones de secretaría o administrativas, en áreas relacionadas con gestión de personas, de los cuales al menos 1 año de experiencia en área de capacitación en sector público.

Competencias

COMPETENCIAS TRANSVERSALES

Compromiso Capacidad para actuar con velocidad y sentido de urgencia y tomar decisiones de alto impacto para alcanzar los objetivos organizacionales junto con altos niveles de desempeño en el área bajo su responsabilidad Capacidad para aplicar políticas y diseñar procesos organizacionales a fin de facilitar la consecución de los resultados esperados. Implica un compromiso constante por mantenerse actualizado en los temas de su especialidad, y aportar soluciones para establecer estándares de calidad superiores en su área. También, ser un referente en la organización por su compromiso con la calidad de trabajo

Excelencia Capacidad para diseñar métodos de trabajo para su área que permitan optimizar los recursos disponibles, -personas, materiales, etc.- y agregar valor a través de ideas, enfoques o soluciones originales o diferentes con relación a las tareas de las personas a cargo y/o procesos y métodos de la organización. Capacidad para generar la disposición permanente a brindar aportes que signifiquen una solución a situaciones inusuales y/o que permitan perfeccionar, modernizar y optimizar el uso de los recursos a su cargo. Capacidad para constituirse en un referente en su área en materias de excelencia y mejora continua.

Respeto Capacidad para dar un trato digno, franco y tolerante tanto a sí mismo como a los demás y fomentar idéntica actitud en sus colaboradores. Capacidad para guiar las propias acciones y las de sus colaboradores en función de los valores morales y con las buenas prácticas profesionales. Capacidad para constituirse en un ejemplo dentro de su área por mantener una conducta congruente con los valores de la organización. Capacidad para construir relaciones cálidas, basadas en una conducta honesta y veraz.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

Colaboración y Trabajo en equipo Responde habitualmente al cumplimiento de los objetivos grupales e individuales. Consigue y provee información necesaria para la realización de altos estándares de desempeño, así mismo, promueve la colaboración y el aprendizaje continuo dentro del equipo de trabajo, favoreciendo aspectos reflexivos y empáticos para trabajar armónicamente dentro de los espacios laborales.

Planificación y Organización Organiza el quehacer del servicio, unidad y/o departamento a mediano plazo, distribuyendo tareas y recursos con alto grado de eficiencia. Anticipa puntos críticos de un proyecto, monitoreando a su vez los grados de avances respecto a sus objetivos y metas. Realiza seguimiento y sugerencias de cosas a mejorar.

Comunicación Efectiva Capacidad para escuchar a los demás y para seleccionar los métodos más adecuados a fin de lograr comunicaciones efectivas. Capacidad para minimizar las barreras y distorsiones que afectan la circulación de la información y que por ende dificulta la adecuada ejecución de las tareas y el logro de objetivos. Capacidad para promover dentro de su sector el intercambio permanente de información con el propósito de mantener a todas las personas adecuadamente informadas acerca de los temas que los afectan, Capacidad para hacer un uso efectivo de los canales de comunicación existentes tanto formales como informales.

Capacidad para seguir instrucciones Expresa Capacidad para seguir las instrucciones entregadas por parte de su jefatura, incorporando detalles y especificaciones, consiguiendo internalizarlos, consiguiendo llevar a cabo las tareas solicitadas según los lineamientos. Capacidad para mantener su desempeño de acuerdo con los lineamientos entregados, procurando que sus compañeros de área también se ajusten a dichos lineamientos.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Según lo indicado por DFL N°26/2017

Licencia de Enseñanza Media

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Certificado Situación militar al día (Obligatorio solo para los hombres)

Etapas de selección

Calendarización del proceso