ADMINISTRATIVO (A) DE OFICINA DE PARTES

Objetivo del cargo

Ejecutar labores administrativas y apoyar la gestión documental de la Oficina de Partes y del Sistema de Información y Atención Ciudadana, asegurando la recepción, registro, derivación, distribución, despacho, archivo y seguimiento oportuno de documentos y consultas, conforme a los procedimientos, plazos y normativa vigente.

Funciones del cargo

Recibir, revisar, registrar, digitalizar, clasificar y derivar la correspondencia y documentación ingresada al Servicio.

Coordinar y apoyar la tramitación y despacho de documentos con organismos públicos, privados y establecimientos educacionales.

Mantener actualizados los registros de ingreso, salida, derivación, respuesta y archivo de documentos en los sistemas institucionales.

Gestionar la distribución interna y externa de correspondencia, resguardando plazos, integridad, confidencialidad y trazabilidad.

Mantener actualizado el registro de consultas, solicitudes y respuestas en las plataformas de atención ciudadana.

Orientar y canalizar consultas de usuarios, entregando información dentro de su ámbito de competencia y derivando los requerimientos cuando corresponda.

Preparar informes y reportes de seguimiento, estadísticas, niveles de servicio, cumplimiento de plazos y estado de tramitación.

Apoyar la organización, foliado, archivo, custodia y recuperación de documentos físicos y digitales.

Identificar documentos pendientes, errores de registro o incumplimientos de plazo e informar oportunamente a su jefatura.

Aplicar las normas de gestión documental, transparencia, protección de datos, probidad y atención ciudadana.

Apoyar la planificación y ejecución de las actividades administrativas de la Oficina de Partes y Atención Ciudadana.

Realizar las demás funciones administrativas afines que le encomiende su jefatura.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Licencia de Educación Media o equivalente, otorgada por un establecimiento reconocido por el Estado. Se valorará adicionalmente la posesión de título técnico relacionado con administración, gestión documental, secretariado, atención de usuarios, gestión pública u otra especialidad afín.

Microsoft Office, especialmente Word, Excel y Outlook.

Sistemas de gestión documental, oficina de partes y archivo.

Atención ciudadana y Sistema de Información y Atención Ciudadana.

Ley N.º 19.880, transparencia y protección de datos personales.

Redacción administrativa, seguimiento de plazos y elaboración de reportes.

Experiencia sector público / sector privado

Acreditar una experiencia laboral no inferior a tres años, conforme al artículo 2.º, numeral IV, del decreto con fuerza de ley N.º 18, de 2018, del Ministerio de Educación. Para efectos de evaluación, se valorará especialmente la experiencia en oficina de partes, gestión documental, archivo, atención ciudadana o tramitación administrativa, en el sector público o privado.

Competencias

Orientación al servicio.

Atención al detalle.

Organización y gestión del tiempo.

Trabajo en equipo y colaboración.

Comunicación efectiva.

Resolución práctica de problemas.

Probidad y resguardo de la información.

Contexto del Cargo

El cargo se desempeña en la Oficina de Partes y Atención Ciudadana, con contacto permanente con usuarios internos y externos y coordinación con todas las áreas del Servicio.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Licencia de Educación Media o equivalente.

Experiencia laboral no inferior a tres años.

Nota: quienes no acrediten oportunamente la licencia de Educación Media o equivalente y la experiencia laboral mínima de tres años serán declarados/as inadmisibles. La experiencia específica constituye un factor de mérito y se evaluará en la Etapa 2.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Certificado Situación militar al día (Obligatorio solo para los hombres)

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

1. Admisibilidad 2. Formación, Perfeccionamiento y experiencia 3. Prueba Técnica 4. Evaluación Psicolaboral 5.Entrevista Apreciación Global

Calendarización del proceso