Secretaria(o) Oficina Economía Circular - 142456

Objetivo del cargo

Brindar apoyo técnico y secretarial a la Oficina de Economía Circular, asegurando una gestión eficiente, oportuna y organizada de los procesos administrativos de la Oficina. Será responsable de coordinar la agenda de la jefatura, gestionar la documentación, administrar la correspondencia, atender a usuarios internos y externos, coordinar reuniones y actividades, apoyar la gestión y administración de la plataforma de Lobby mediante el registro y seguimiento de solicitudes de audiencias y el control de los plazos establecidos por la Ley N° 20.730 y los procedimientos institucionales, mantener actualizado el archivo físico y digital, y contribuir al adecuado funcionamiento operativo de la Oficina, resguardando la confidencialidad de la información y el cumplimiento de la normativa y los procedimientos institucionales.

Funciones del cargo

Gestionar y coordinar la agenda de la jefatura, organizando reuniones, audiencias, actividades y compromisos institucionales.

Recibir, registrar, clasificar, distribuir y realizar seguimiento a la correspondencia física y electrónica de la Oficina.

Apoyar la gestión y administración de la plataforma de Lobby, incluyendo el registro y seguimiento de solicitudes, el control de plazos y el apoyo al cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de Lobby y los procedimientos institucionales asociados.

Elaborar, revisar y dar formato a oficios, memorandos, resoluciones, minutas, actas, presentaciones y otros documentos administrativos.

Administrar el sistema de archivo físico y digital de la documentación de la Oficina, asegurando su correcta clasificación, actualización y resguardo.

Atender público, funcionarios, autoridades y representantes de organismos públicos y privados, entregando orientación o derivando las consultas correspondientes.

Coordinar reuniones presenciales y virtuales, gestionando salas, plataformas, convocatorias y apoyo logístico.

Realizar seguimiento a documentos enviados para firma y controlar los plazos asociados a los compromisos administrativos de la Oficina.

Gestionar solicitudes administrativas relacionadas con adquisiciones, viáticos, compras menores, comisiones de servicio, uso de vehículos u otras materias de apoyo administrativo.

Mantener actualizados los registros, bases de datos, directorios de contacto y sistemas administrativos utilizados por la Oficina.

Apoyar la organización de actividades, seminarios, talleres, capacitaciones y otras instancias de coordinación institucional.

Coordinar con las distintas Divisiones y Departamentos del Ministerio para facilitar la ejecución de los procesos administrativos de la Oficina.

Resguardar la confidencialidad de la información y documentación administrada, conforme a la normativa vigente.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Título de Secretariado Ejecutivo, Secretariado Administrativo, Asistente Ejecutivo, Técnico en Administración de Empresas, Técnico en Administración Pública o carrera técnica afín.

Conocimientos en gestión documental y administración de archivos.

Capacitación en atención de usuarios.

Manejo de plataformas de gestión documental (Ceropapel, DocDigital u otras similares)

Manejo avanzado de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook).

Conocimientos de normativa administrativa del sector público y Ley N° 19.880 sobre Procedimiento Administrativo.

Experiencia sector público / sector privado

Título Técnico Nivel Superior Excluyente contar con 2 años de experiencia profesional en áreas administrativas en el sector público y/o privado. Título de Técnico de Nivel Medio excluyente contar con 3 años de experiencia en áreas administrativas en el sector público o privado.

Contexto del Cargo

RESULTADOS ESPERADOS

Importancia

ACCIONES

RESULTADO FINAL ESPERADO

1

Gestionar y coordinar eficientemente la agenda de la jefatura y de los profesionales de la Oficina de Economía Circular, organizando reuniones, audiencias, actividades internas y externas, coordinando convocatorias, reservas de salas y confirmación de participantes.

Agenda actualizada, organizada y ejecutada oportunamente, asegurando el cumplimiento de los compromisos de la jefatura y el adecuado desarrollo de las actividades institucionales.

2

Brindar apoyo administrativo a la Oficina mediante la elaboración, revisión y tramitación de oficios, memorandos, resoluciones, cartas, entre otros, efectuando seguimiento hasta su despacho o cierre.

Documentación emitida con calidad y conforme a la normativa institucional, contribuyendo al funcionamiento eficiente de la Oficina y al cumplimiento de los plazos establecidos.

3

Apoyar la gestión y administración de la plataforma de Lobby, realizando el registro y seguimiento de solicitudes de audiencias, controlando el cumplimiento de los plazos legales y administrativos, y colaborando en la correcta aplicación de la Ley N° 20.730 y de los procedimientos institucionales asociados.

Plataforma de Lobby actualizada y administrada oportunamente, con solicitudes registradas y tramitadas dentro de los plazos establecidos, contribuyendo al cumplimiento de la Ley de Lobby, los principios de transparencia y los procedimientos institucionales.

4

Administrar el ingreso, registro, distribución, archivo y resguardo de la documentación física y digital, manteniendo actualizados los sistemas de control documental y asegurando la trazabilidad de los antecedentes.

Documentación registrada, archivada y disponible para su consulta, garantizando el resguardo, control, trazabilidad y acceso oportuno a la información institucional.

5

Gestionar la recepción, derivación y seguimiento de la correspondencia interna y externa, atendiendo consultas y canalizando requerimientos hacia las unidades competentes, resguardando la confidencialidad de la información.

Correspondencia recepcionada, derivada y respondida oportunamente, asegurando una comunicación eficiente entre la Oficina, las distintas unidades del Ministerio y los usuarios internos y externos.

6

Atender presencial, telefónica y virtualmente a funcionarios, autoridades, proveedores y público en general, entregando información, orientación y canalizando solicitudes de acuerdo con los protocolos institucionales.

Atención cordial, oportuna y de calidad, favoreciendo una adecuada experiencia de servicio y una respuesta eficiente a los requerimientos de usuarios internos y externos.

7

Apoyar la organización de reuniones, ceremonias, actividades institucionales y comisiones de servicio, coordinando aspectos logísticos, materiales y administrativos necesarios para su ejecución.

Actividades desarrolladas conforme a la planificación, con disponibilidad oportuna de recursos y apoyo administrativo que facilite el cumplimiento de los objetivos institucionales.

8

Administrar y controlar los insumos, materiales de oficina y otros recursos asignados a la dependencia, gestionando oportunamente su reposición cuando corresponda.

Disponibilidad permanente de los recursos necesarios para el funcionamiento de la Oficina, evitando interrupciones en la gestión administrativa

9

Mantener reserva y confidencialidad respecto de la información, documentos y antecedentes a los que accede en el ejercicio de sus funciones, cumpliendo la normativa vigente sobre protección de datos y probidad administrativa.

Información institucional resguardada de forma segura, asegurando el cumplimiento de los principios de confidencialidad, probidad y protección de la información.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

a) Título de Técnico de Nivel Superior o su equivalente otorgado por un establecimiento de educación superior del Estado o reconocido por éste y acreditar una experiencia como técnico de nivel superior no inferior a un año en el sector público o privado.

b) Título de Técnico de Nivel Medio o su equivalente y acreditar una experiencia como técnico de nivel medio no inferior a tres años en el sector público o privado.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Etapas de selección

Calendarización del proceso