Secretaria(o) de la Dirección del Servicio

Objetivo del cargo

Colaborar en forma oportuna en el funcionamiento administrativo de los procesos, procedimientos y actividades de la Dirección de Servicio en la red de Salud Sur Oriente, generando vínculos estratégicos con los distintos agentes de la red de salud, siendo el nexo comunicador entre la comunidad de funcionarios y entidades públicas y usuarios del servicio con el eje ejecutivo central.

Funciones del cargo

1. Orientar a usuarios, tanto internos como externos.

2. Recepcionar y revisar la documentación institucional interna y externa

3. Ordenar y registrar físicamente y electrónicamente la documentación y correspondencia institucional

4. Elaborar y completar documentación interna y/o externa (física y electrónica), redactando y digitando cartas, oficios, informes, entre otros, e imprimiendo, fotocopiando y escaneando documentos, según requerimientos de su jefatura y formatos establecidos.

5. Tramitar documentación, según requerimientos de la jefatura y procedimientos institucionales.

6. Resguardar los recursos propios de la institución.

7. Realizar solicitud de insumos de escritorio según programación de la institución para asegurar stock necesario para el funcionamiento de la Dirección del Servicio.

8. Colaborar en los aspectos logísticos de las capacitaciones y/o reuniones organizadas por la Dirección del Servicio.

9. Coordinar reuniones de Ley de Lobby que correspondan a su cargo.

10. Gestionar acciones de coordinación de vehículos para traslados de profesionales de la Dirección del Servicio.

11. Apoyar logísticamente cuando sea necesario para el adecuado funcionamiento de los procesos y procedimientos de la Subdirecciones (solicitudes de salas, agendamiento, videoconferencias, etc.)

12. Mantener la confidencialidad de los documentos que elabora, además de los documentos que tramite y recibe.

13. Recepcionar llamados, derivar y tomar los recados cuando corresponda.

14. Verificar la correspondencia y documentación entrante y saliente del área (cartas, documentos digitales, oficios, memorándums, publicaciones, providencias y reservados, entre otros.) corroborando la información del departamento, realizando el registro correspondiente y coordinando su envío a áreas internas y/o externa.

15. Mantener agenda de actividades del Director o Directora del Servicio.

16. Efectuar llamadas telefónicas internas y externas dando respuesta a las consultas de su competencia, a modo de optimizar el tiempo de la jefatura.

17. Realizar otras actividades que requiera si jefatura directa.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Licencia de Enseñanza Media Completa

Integridad pública

Conocimientos Claves:

Manejo nivel usuario de herramientas Office Nivel Intermedio (Word, Excel PowerPoint y Outlook).

Digitación y gestión documental

Elaboración y redacción de documentación formal e institucional (cartas, documentos digitales, oficios, memorándums, publicaciones, providencias y reservados, entre otros).

Experiencia sector público / sector privado

Al menos 5 años de experiencia en cargos administrativa en Instituciones Públicas.

Competencias

Habilidades Interpersonales (HI):

Se relaciona con buen trato.

Se comunica efectivamente.

Favorece un clima laboral armónico

Probidad y conducta Ética (PCE):

Respeto por la autoridad y apego a normas.

Antepone el interés institucional por el propio.

Resguarda la confidencialidad de la información

Orientación de Servicio (OS):

Identifica necesidades oportunamente.

Entrega un servicio oportuno y de calidad.

Aporta a la experiencia y satisfacción del usuario

Orientación a la Excelencia (OEX):

Actúa con autonomía e iniciativa

Se orienta al logro de objetivos

Asegura calidad y veracidad de la información

Trabajo en equipo (TE):

Colabora y coopera activamente

Se coordina con otros

Promueve el aprendizaje oportunamente

Orientación a la mejora continua (OMC):

Propone nuevas ideas

Es abierto(a) a otras propuestas

Adhiere a los cambios

Trabajo bajo presión (TBP):

Persevera ante la frustración

Mantiene la continuidad operativa eficientemente

Administra obstáculos y la presión labora

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

• Cumplir con los requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señaladas en el artículo 12 de la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo.

• Decreto con Fuerza de Ley Nº 30/2017, MINSAL:

Licencia de Enseñanza Media o equivalente, y acreditar una experiencia laboral en el área administrativa o en labores equivalentes no inferior a cinco años en el sector público.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Etapas de selección

Calendarización del proceso