Secretario(a) Departamento de Comunicaciones, Contrata Grado 14 EUR

Objetivo del cargo

Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento de su respectivo departamento.

Funciones del cargo

Funciones específicas del cargo:

Coordinar la logística integral requerida para materializar actividades en terreno gestionadas por el departamento, entre ellas la gestión de pasajes (aéreos y/o terrestres), gestión de movilización, solicitudes de viáticos, cometidos funcionarios, entre otros requerimientos administrativos necesarios para asegurar las condiciones de trabajo del personal en terreno.

Coordinar los requerimientos logísticos y administrativos para el desarrollo exitoso de actividades en terreno orientadas a la ciudadanía, en especial aquellas que cuenten con la participación de autoridades de la institución o ministeriales.

Controlar el ciclo completo de la documentación y correspondencia del departamento (recepción, registro, revisión, derivación, archivo, expurgo y despacho).

Monitorear el estado y los tiempos de respuesta de la documentación interna y externa, elaborando reportes periódicos para la jefatura sobre los compromisos pendientes.

Elaborar correspondencia formal, minutas y respuestas a solicitudes básicas o de consultas frecuentes a través de los canales oficiales del departamento.

Gestionar y coordinar la agenda de la jefatura del departamento (o su subrogante), asegurando la optimización del tiempo y la planificación de sus compromisos.

Coordinar la logística de reuniones presenciales y virtuales (agendamiento, preparación y equipamiento de salas, toma de notas y elaboración de actas de acuerdos).

Registrar, gestionar y hacer seguimiento a las audiencias y requerimientos de la Plataforma de Ley de Lobby del departamento.

Brindar atención e información general a usuarios internos y externos, canalizando las consultas a las áreas correspondientes.

Asistir a los funcionarios del departamento en tareas de coordinación administrativa interna, comunicación de información relevante y vinculación con otras áreas de la institución.

Coordinar y supervisar las tareas del personal auxiliar/estafeta asignados al departamento.

Recepcionar, tramitar y hacer seguimiento al flujo de facturas y documentación de cobro, coordinando con el equipo interno para asegurar el cumplimiento oportuno de los indicadores de pago.

Gestionar el stock, pedido y distribución de materiales de oficina del departamento de acuerdo con las necesidades detectadas.

Coordinar la logística de mantención del mobiliario y espacio físico del departamento; gestionando el soporte técnico para el centro de impresión e informar al Departamento de Prevención de Riesgos sobre requerimientos de ergonomía o equipamiento especial para los funcionarios.

Organizar actividades e hitos grupales del departamento, gestionando la logística general y la documentación administrativa requerida en coordinación con otras áreas de la institución.

Apoyar en terreno actividades en los que se requiera presencia del Departamento de Comunicaciones, a requerimiento de su jefatura.

Funciones transversales al estamento:

Efectuar diferentes tareas técnicas en apoyo a las labores desarrolladas por los Analistas y Jefatura de su equipo.

Realizar análisis técnico encargado por los analistas o jefaturas, respecto a temas propios de su equipo de trabajo.

Funciones transversales a la organización:

Contribuir a la eficacia y mejora continua de la seguridad de la información institucional, resguardando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información de los procesos en los que participa, en consistencia con sus funciones y responsabilidades respecto a la misión, objetivos estratégicos, Política General de Seguridad de la Información, políticas específicas, procedimientos y otros documentos del Sistema de Seguridad de la Información.

En general, sin que la enumeración anterior sea taxativa, realizar todas las actuaciones necesarias para el logro del objetivo del cargo y de la Unidad donde se desempeña.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Título Técnico de Nivel Medio o Título Técnico de Educación Superior en Secretariado o Administración, o equivalente a estos.

Deseable capacitación en:

Secretariado

Secretariado ejecutivo

Administración

Gestión de archivo

Gestión documental

Estatuto Administrativo

Excel intermedio.

Herramientas computacionales a nivel usuario (Word, Power Point, Outlook, Internet, otro).

Experiencia sector público / sector privado

Experiencia laboral comprobada de al menos cuatro (04) años ejerciendo funciones de secretario(a), asistente administrativo(a) o asistente técnico(a).

Competencias

COMPETENCIAS

DEFINICIÓN

TRANSVERSALES

Trabajo en Equipo/ Colaboración

Capacidad para trabajar con otros equipos o grupos de trabajo u otras personas- integradamente y de manera efectiva para alcanzar metas comunes y objetivos de la Institución; compartir conocimientos y manifestar una predisposición a escuchar y aceptar aportes de otras personas; contribuir al consenso y aceptarlo; alinear los objetivos propios a los objetivos de la organización y/o del equipo. Responsabilizarse de las tareas encomendadas por el equipo y comprometerse con el resultado del trabajo grupal. Establecer relaciones de cooperación para que las distintas habilidades personales sean compatibles. Preocuparse no sólo por las propias tareas sino también por las del resto del equipo de trabajo.

Orientación al Cliente

Desarrollar con iniciativa relaciones con los clientes/usuarios, haciendo esfuerzos para escucharlos y entenderlos; prever y proporcionar soluciones a las necesidades de éstos; otorgar alta prioridad a su satisfacción. Implica un deseo de servir o ayudar a los clientes, de comprender y satisfacer sus necesidades. Además, supone interés por conocer y resolver sus problemas, tanto del cliente interno como externo. Implica la disposición a atender, de un modo efectivo, cordial y empático.

Flexibilidad/ Adaptación

Capacidad para adaptarse y trabajar en variadas y diferentes situaciones, con personas o grupos diversos. Supone entender y valorar posturas diferentes o puntos de vista distintos y hasta encontrados, adaptando su propio comportamiento a medida que la situación cambiante lo requiera con el fin de beneficiar la calidad del resultado del proceso o decisión. Disposición para adaptarse con facilidad, en forma rápida y adecuadamente a distintos contextos, situaciones, medios y personas. Capacidad de modificar la propia conducta para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades, nueva información o cambios en el medio. Se asocia con la versatilidad del comportamiento para adaptarse a distintos escenarios.

Orientación a la calidad / Eficiencia

Implica realizar el trabajo con excelencia. Poseer la capacidad de comprender la esencia de los aspectos complejos para transformarlos en soluciones prácticas y operacionales para la Institución, tanto para sí mismo como para los clientes y otras personas involucradas. Capacidad de encaminar todas las acciones al logro de lo esperado y de administrar los procesos establecidos para que no interfieran con la consecución de los resultados esperados. Preocuparse en forma permanente por el resultado final de cada una de las tareas realizadas, verificando la inexistencia de errores y/u omisiones. Realizar las tareas manifestando interés por todas las áreas afectadas, sin importar cuán pequeñas sean; verificar con precisión los procesos y las tareas.

ESPECÍFICAS

Iniciativa

Hacer activos intentos por influir sobre los acontecimientos a fin de lograr los objetivos; iniciar acciones en lugar de aceptarlas pasivamente; realizar acciones que excedan lo requerido para alcanzar las metas. Preferencia por actuar. Hacer cosas que no se han solicitado o crear nuevas oportunidades y/o prepararse para enfrentar futuros problemas.

Control de la Información

Es la preocupación continua por comprobar y controlar el trabajo y la información. Implica también una insistencia en que las responsabilidades y funciones asignadas estén claramente planteadas. Puede implicar el análisis profundo o el pedido de información concreta, la resolución de discrepancias haciendo una serie de preguntas o la búsqueda de información variada para los fines requeridos. Establecer procedimientos permanentes de recopilación y revisión de la información necesaria para el manejo de los proyectos o de una organización; tomar en consideración habilidades, conocimientos y experiencia de los funcionarios a fin de obtener la información adecuada.

Comunicación efectiva

Expresar las ideas en forma eficaz en situaciones individuales y grupales (incluyendo comunicación no verbal); considera la capacidad de comunicar por escrito con precisión y claridad, ajustar el lenguaje o la terminología a las características y las necesidades del interlocutor. Habilidad de saber cuándo y a quién preguntar para llevar adelante un propósito.

Seguimiento

Establecer procedimientos para controlar los resultados de las tareas o proyectos; tomar en consideración las habilidades, los conocimientos y la experiencia de la persona a quien se le asigna una tarea y su compatibilidad con las exigencias de lo asignado. Es la preocupación continua por comprobar y controlar el trabajo y la información. Implica una actitud de observación respecto de la claridad en la asignación de responsabilidades y funciones.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Nivel de Estudios de conformidad con lo prescrito en el artículo 3° de la Ley N° 19.179 para el estamento técnico: Título Técnico de Nivel Medio o Título Técnico de Educación Superior.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Certificado Situación militar al día (Obligatorio solo para los hombres)

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Etapas de selección

Calendarización del proceso