Asistente Técnico de Gestión Documental y Oficina de Partes - 135496 - Servicio de Biodiversidad y Áreas Protegidas

Objetivo del cargo

Apoyar la gestión administrativa de recepción, registro, clasificación, digitalización y despacho de la documentación institucional, asegurando el flujo eficiente de la información en la Oficina de Partes, el apoyo en la generación de reportes de gestión y el mantenimiento actualizado de los archivos, aportando al buen funcionamiento y eficiencia de los procesos administrativos; de acuerdo a lo establecido en la normativa legal, administrativa y protocolos vigentes del Servicio.

Funciones del cargo

Apoyar la ejecución de los procesos del área de promoviendo un ambiente de trabajo colaborativo, seguro y respetuoso, en coordinación con las distintas unidades internas y de acuerdo con los lineamientos institucionales.

Realizar acciones de ingreso, recepción, registro, clasificación, archivo, derivación y despacho de toda la documentación que entra y sale de la institución, utilizando las plataformas electrónicas dispuestas para asegurar la trazabilidad.

Ejecutar la digitalización de documentos físicos y su posterior almacenamiento en los repositorios digitales, velando por la integridad y fidelidad de las copias.

Consolidar datos operativos y preparar borradores de informes y reportes periódicos sobre el flujo documental y el cumplimiento de plazos de respuesta.

Monitorear diariamente los estados de la correspondencia y alertar oportunamente a la jefatura directa sobre posibles retrasos o documentos pendientes de tramitación.

Atender y orientar a funcionarios y funcionarias respecto al estado de tramitación de sus documentos o solicitudes de acceso a la información.

Mantener el archivo físico y digital ordenado según las tablas de retención y políticas institucionales, apoyando en la preparación de transferencias al Archivo Nacional.

Apoyar en gestiones administrativas propias de la División de Administración y Finanzas, de acuerdo con las indicaciones de su jefatura y las orientaciones entregadas por el Servicio.

Desempeñar otras funciones encomendadas por la jefatura dentro de su ámbito de competencia.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

a) Título de Técnico de Nivel Superior o su equivalente otorgado por un establecimiento de educación superior del Estado o reconocido por este y acreditar una experiencia como técnico de nivel superior no inferior a dos años en el sector público o privado, o

b) Título técnico de nivel medio o su equivalente y acreditar una experiencia como técnico no inferior a tres años en el sector público o privado.

Carreras deseables: Técnico en Administración de Empresas, Técnico en Bibliotecología y Centros de Información, Técnico en Gestión Documental, Técnico en Administración pública o carreras afín (*).

(*) El presente cargo está dirigido a personas con formación técnica de nivel medio o superior. No se considerarán postulaciones que excedan el nivel técnico requerido para el cargo.

La formación educacional se debe acreditar mediante título técnico de acuerdo con el perfil del cargo (copia simple). Este/os documentos deben adjuntarse en el apartado “copia de certificado que acredite nivel educacional, requerido por ley”. Es de exclusiva responsabilidad del(la) postulante adjuntar la documentación en el apartado indicado para aquello.

Especialización, mediante cursos de capacitación y/o perfeccionamiento, en materias tales como gestión archivística y documental, gestión del patrimonio documental, transformación digital, gestión documental electrónica o materias afines.

Conocimientos o capacitaciones deseables en:

Gestión documental y administración de documentos en formato físico y digital.

•            Marco normativo aplicable a la gestión documental y procedimientos administrativos del Estado, especialmente Leyes N.º 19.880, N.º 21.180, N.º 20.285 y N.º 18.845.

•            Administración y utilización de sistemas de gestión documental, plataformas de tramitación electrónica y repositorios digitales.

•            Organización, clasificación, archivo, conservación, resguardo y recuperación de documentos y expedientes electrónicos.

•            Herramientas, técnicas y normas archivísticas, incluyendo la norma ISAD(G).

•            Gestión de sistemas de información pública, repositorios documentales y bibliotecas virtuales.

•            Seguridad y resguardo de archivos y documentos, en soporte físico y digital.

•            Manejo de Microsoft Office 365, nivel intermedio.

La especialización o capacitación debe estar acreditada por la copia simple del certificado emitido por el organismo técnico y(o) unidad de capacitación.  Para acreditar los conocimientos, es necesario adjuntar en anexo de la página de empleos públicos, denominado "copia de certificados que acrediten capacitación, postítulos y(o) postgrados”, uno o más certificados o historial de capacitaciones firmado, que indique de forma clara que cuenta con dichos conocimientos o cursos.  Es de exclusiva responsabilidad del/la postulante adjuntar la documentación en el apartado indicado para aquello.

Experiencia sector público / sector privado

•            Al menos un (1) año de experiencia laboral demostrable en funciones de gestión documental, oficina de partes, archivo y/o administración, organización y control de documentos, preferentemente en instituciones del sector público, incluyendo la gestión de documentos en soporte digital y físico. (*).

•            Experiencia laboral en materias de biodiversidad (artículo duodécimo transitorio, (Ley Nº21.600).

La experiencia se contabilizará desde la fecha de obtención del título y solo será considerada la experiencia acreditada mediante certificado emitido por empleador. Para acreditar experiencia laboral es necesario adjuntar anexo de la página de empleos públicos, denominado "certificado de experiencia laboral", o un certificado de experiencia laboral que indique de forma clara y específica las funciones realizadas y fechas en que se llevaron a cabo, el cual debe estar firmado y/o timbrado.. No se revisarán otros tipos de documentos. No serán considerados documentos válidos para acreditar experiencia certificados emitidos por el mismo postulante, curriculum vitae, contratos de trabajo, boletas de honorarios, certificados de cotizaciones previsionales, actas de adjudicación de licitaciones, liquidaciones de sueldo o cualquier otro documento que no se ajuste a lo indicado en el párrafo anterior. Este(os) documentos deben adjuntarse en el apartado “copia de certificados o documentos que acrediten experiencia laboral”.  Es de exclusiva responsabilidad del(a) postulante adjuntar la documentación en el apartado indicado para aquello.

Competencias

Competencias transversales

Compromiso ambiental.

Trabajo colaborativo.

Integridad.

Adaptación al cambio.

Competencias específicas

Autonomía.

Excelencia operacional.

Orientación al usuario.

Orientación a la calidad y eficiencia.

Facilitación de procesos digitales.

Contexto del Cargo

El Servicio de Biodiversidad y Áreas Protegidas, SBAP, se constituye como un servicio público funcionalmente descentralizado, dotado de personalidad jurídica y patrimonio propio, sometido a la supervigilancia del Presidente de la República a través del Ministerio del Medio Ambiente. Las funciones y atribuciones del SBAP están definidas en la Ley N° 21.600, siendo la principal la conservación de la biodiversidad del país, a través de la gestión para la preservación, restauración y uso sustentable de genes, especies y ecosistemas.

Requisitos generales

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Certificado Situación militar al día (Obligatorio solo para los hombres)

Declaración jurada que acredite que el/la postulante no se encuentra afecto a las inhabilidades

Etapas de selección

ETAPA I: Admisibilidad

Se revisarán los antecedentes curriculares de las personas postulantes con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en el perfil de selección, conforme a lo dispuesto en el DFL N° 2, de 2024, del Ministerio del Medio Ambiente. Aquellas postulaciones que no acrediten el cumplimiento de dichos requisitos serán declaradas inadmisibles y no continuarán en el proceso de selección.

ETAPA II: Análisis curricular

Se evaluarán los antecedentes curriculares de las postulaciones admisibles mediante una pauta de evaluación que considera la formación educacional, el nivel de especialización y la experiencia laboral deseable para el cargo. Los antecedentes deberán acreditarse mediante los respectivos títulos, certificados y demás documentos que respalden la información declarada por la persona postulante.

ETAPA III: Prueba técnica

Se realizará una evaluación para determinar el nivel de conocimientos técnicos de las/los candidatos, que son necesarios para cumplir las funciones establecidas en el perfil del cargo. Se aplicará la misma prueba técnica a todos los candidatos/as, la cual podrá realizarse en modalidad presencial o virtual.

En caso de que una persona postule simultáneamente al mismo cargo en más de una región, deberá rendir la evaluación técnica solo una vez. El resultado obtenido será válido para todas las postulaciones realizadas al mismo cargo, independientemente de la región a la que haya postulado.

ETAPA IV: Evaluación psicométrica

De manera complementaria a la evaluación técnica, se aplicarán pruebas psicométricas orientadas a evaluar habilidades y aptitudes transversales asociadas al perfil del cargo.

Para determinar las personas que avanzarán a la siguiente etapa, se considerará el resultado obtenido en la evaluación técnica, ponderado con el desempeño alcanzado en la evaluación psicométrica, avanzando aquellas personas que obtengan los mejores resultados de acuerdo con los criterios definidos para el proceso.

En caso de que una persona postulante haya rendido previamente evaluaciones psicométricas en un proceso de selección del Servicio, dichos resultados podrán ser reutilizados siempre que se encuentren vigentes, entendiéndose por tal un período máximo de un año contado desde la fecha de su aplicación.

ETAPA V: Evaluación psicolaboral

Esta etapa consistirá en una entrevista por competencias o de incidentes críticos, la que, según la naturaleza del cargo, podrá complementarse con otras herramientas de evaluación destinadas a obtener información adicional sobre el grado de ajuste de la persona postulante al perfil requerido.

Asimismo, podrán solicitarse referencias laborales a empleadores(as) actuales o anteriores, con el objeto de recabar antecedentes complementarios sobre el desempeño y las competencias observadas en cargos similares. Toda la información obtenida será tratada con estricta confidencialidad y utilizada exclusivamente para fines del proceso de selección.

Los resultados de la evaluación psicolaboral tendrán el carácter de antecedentes técnicos reservados y serán utilizados exclusivamente para los fines del respectivo proceso de selección. En virtud de ello, no procederá la entrega de informes psicolaborales, retroalimentaciones individuales ni antecedentes relativos a dicha evaluación a las personas postulantes, sin perjuicio de las obligaciones de acceso a la información que correspondan conforme a la normativa vigente.

ETAPA VI: Entrevista de evaluación global

Esta etapa será desarrollada por un comité de selección, cuyo propósito será evaluar el nivel de ajuste de las personas candidatas al perfil del cargo, considerando aspectos tales como su motivación, experiencia laboral, conocimientos técnicos y competencias para desempeñarse en el cargo.

ETAPA VII: Definición del proceso de selección

El Comité de Evaluación Global propondrá al Director(a) Nacional del Servicio una nómina de personas candidatas elegibles. En ejercicio de sus atribuciones, la autoridad podrá seleccionar a cualquiera de las personas incluidas en dicha nómina o declarar desierto el proceso mediante resolución fundada

ETAPA VIII: Cierre del proceso

La persona seleccionada será notificada mediante correo electrónico. Asimismo, las demás personas participantes serán informadas, por la misma vía, de la etapa del proceso en la que concluyó su participación, resguardando el carácter general de dicha comunicación.

Nota:

Durante el desarrollo del proceso, las personas postulantes podrían recibir una notificación automática emitida por la plataforma Empleos Públicos informando el cierre del proceso de selección. No obstante, dicha comunicación corresponde únicamente al calendario tentativo indicado en esta convocatoria, lo que no implica necesariamente el término de todas las etapas del proceso de selección. Considerando que los plazos de ejecución dependen de la institución convocante, la formalización del avance o cierre de las distintas etapas será informada exclusivamente por el Servicio de Biodiversidad y Áreas Protegidas, a través de los canales oficiales de comunicación definidos para el proceso.

Calendarización del proceso