Analista Documental

Objetivo del cargo

Analizar, procesar, digitalizar, archivar la información registrada en los sistemas del SRCeI, detectando las inconsistencias de los datos con respecto a los documentos fundantes, con la finalidad de proveer información fidedigna y oportuna a los usuarios e instituciones, dando cumplimiento con la legislación vigente.

Funciones del cargo

1. Recepcionar, organizar y consultar los documentos fundantes del archivo, con la finalidad de mantener actualizados los datos de los registros a cargo del SRCeI.

2. Analizar la documentación correspondiente a su unidad, detectando y resolviendo incongruencias en la información y/o procedimientos, con el fin de disponer información veraz y oportuna a los usuarios e instituciones.

3. Dar soporte técnico a los Oficiales Civiles, resolviendo dudas e inquietudes en los procedimientos de su Unidad, con la finalidad de asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por el SRCeI.

4. Generar reportes estadísticos de los procesos operativos realizados en su Unidad, con la finalidad de proveer información para la toma de decisiones del servicio.

5. Analizar y proveer de información relacionada a los procesos y acciones a seguir en los tramites del servicio, con la finalidad de entregar respuestas a usuarios, mejorando la calidad de la atención del SRCeI.

6. Las demás funciones relacionadas con su cargo que la jefatura le encomiende.

Dependencia:

El/la ocupante del cargo de Analista Documental dependerá directamente de una de las jefaturas a cargo de los Subdepartamentos o Unidades del Departamento de Archivo General, según corresponda.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Los siguientes elementos componen el perfil del cargo y servirán para evaluar a las personas postulantes:

Contar con Licencia de Enseñanza Media o equivalente, o

Título Técnico de Nivel Superior otorgado por un Establecimiento de Educación Superior del Estado o reconocido por éste, o

Título Técnico de Nivel Medio o equivalente, otorgado por el Ministerio de Educación, o

Licencia de Enseñanza Media o equivalente y haber aprobado la calificación técnica que el Servicio de Registro Civil e Identificación haya establecido por resolución exenta.

Sólo se valorarán las capacitaciones relacionadas con el perfil del cargo, las cuales se detallan a continuación:

Capacitaciones: Estatuto Administrativo, Probidad y Transparencia, herramientas de ofimática.

Experiencia sector público / sector privado

Se valorará positivamente la experiencia laboral relacionada con las funciones descritas en el punto 1.1 en general en organizaciones públicas o privadas. La asignación de puntaje por este concepto solo procederá cuando las personas postulantes cuenten con una experiencia laboral acumulada mínima de 2 años.

Competencias

Competencias Transversales.

Foco en el Servicio: Capacidad de orientar consistentemente las acciones y decisiones hacia la satisfacción de las necesidades de los clientes internos y externos, asegurando una atención cálida, cercana y efectiva, que promueva una experiencia positiva en el SRCeI, contribuyendo a la mantención de una imagen positiva de la institución frente a la ciudadanía.

Orientación a la Eficiencia y la Calidad: Capacidad de dirigir esfuerzos y recursos hacia la consecución de los objetivos institucionales, asegurando que las acciones realizadas estén alineadas en cuanto a visión y misión. Implica optimizar procesos, enfrentar desafíos y mantener un enfoque constante en la mejora continua y el logro de resultados concretos.

Trabajo Colaborativo: Capacidad de trabajar de manera conjunta con otros, compartiendo información, ideas y esfuerzos para alcanzar objetivos comunes. Implica fomentar la cooperación, apoyando a los demás y contribuyendo efectivamente en el cumplimiento de los objetivos, incluso en entornos desafiantes.

Ética, Probidad y Transparencia en la Gestión Pública: Actuar con integridad, transparencia y rectitud, respetando las normativas institucionales y colocando siempre el interés público por encima del interés personal. Esta competencia abarca el compromiso con los valores éticos y la capacidad de guiar a otros en el cumplimiento de estos valores. Además, incluye el manejo adecuado de la información privada y privilegiada propia de la institución, garantizando la transparencia en el uso de los datos y el respeto por la confidencialidad en todos los niveles de la organización.

Competencias funcionales.

Gestión y Logro: Organizar y dirigir el trabajo para alcanzar los objetivos establecidos, asegurando un desempeño eficiente y promoviendo un ambiente colaborativo para el logro de los resultados.

Organización y Planificación: Establecer objetivos claros y coordinar los recursos, tareas y tiempos de manera eficiente para alcanzar dichos objetivos. Implica planificar a corto, mediano y largo plazo, y ser capaz de anticipar obstáculos y gestionarlos efectivamente.

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

De acuerdo con el DFL1-2009, del Ministerio de Justicia, las personas postulantes deberán satisfacer alguna de las condiciones que a continuación se detallan: Estamento Técnico grado 20° E.U.S

Título Técnico de Nivel Superior otorgado por un Establecimiento de Educación Superior del Estado o reconocido por éste, o

Título Técnico de Nivel Medio o equivalente, otorgado por el Ministerio de Educación y acreditar una experiencia como Técnico de Nivel Medio no inferior a un año en el sector público o privado, o

Licencia de Enseñanza Media o equivalente y haber aprobado la calificación técnica que el Servicio de Registro Civil e Identificación haya establecido por resolución exenta. Adicionalmente, deberá acreditar, a lo menos, tres años de servicios continuos en la Institución, siendo válidos a estos efectos tanto los años servidos en calidad de planta o a contrata.

Estamento Administrativo grado 20° E.U.S

Contar con Licencia de Enseñanza Media o equivalente y acreditar una experiencia laboral no inferior a dos años en el sector público o privado.

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Etapas de selección

Calendarización del proceso