149-26 Secretaria(o) Administrativa

Objetivo del cargo

Proporcionar soporte administrativo integral a la unidad o departamento según corresponda y a su jefatura, gestionando de manera oportuna y confiable la documentación, información, coordinación y atención de requerimientos, contribuyendo a la continuidad y adecuado funcionamiento de los procesos institucionales.

Funciones del cargo

Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y despachar documentación y correspondencia de la unidad, tanto en formato físico como digital, asegurando su adecuada trazabilidad.

Elaborar y preparar documentos administrativos tales como memorándums, oficios, cartas, certificados, actas, minutas, planillas, presentaciones y otros documentos requeridos por la jefatura o unidad.

Mantener actualizado y organizado el archivo documental físico y digital de la unidad, facilitando la disponibilidad, recuperación y resguardo de la información.

Gestionar la agenda administrativa de la jefatura, unidad y/o departamento, coordinando reuniones, citaciones, actividades, compromisos y otros requerimientos asociados a su funcionamiento.

Coordinar administrativamente reuniones y actividades de la unidad, incluyendo convocatoria, confirmación de participantes, preparación de antecedentes, disposición de documentos y apoyo logístico cuando corresponda.

Atender, orientar y derivar oportunamente a usuarios internos y externos, entregando información dentro de su ámbito de competencia y canalizando aquellas solicitudes que requieran intervención de otros funcionarios o unidades.

Mantener comunicación y coordinación permanente con las distintas unidades y áreas del Hospital, facilitando la circulación oportuna de información y documentación.

Ingresar, registrar, consultar y actualizar información en los sistemas, plataformas, bases de datos y herramientas institucionales que correspondan a las funciones de la unidad o departamento.

Mantener actualizados registros, bases de datos, planillas y mecanismos de seguimiento administrativo, procurando la integridad y confiabilidad de la información registrada.

Recopilar, ordenar, consolidar y remitir antecedentes administrativos requeridos por la jefatura, otras unidades/departamentos del Hospital u organismos institucionales, dentro de los plazos establecidos.

Realizar seguimiento administrativo de solicitudes, documentos, trámites y compromisos de la unidad, informando oportunamente a la jefatura respecto de aquellos pendientes, vencimientos o situaciones que requieran gestión.

Apoyar administrativamente los procesos relacionados con la gestión de personas de la unidad, mediante la recopilación, registro, organización y envío de antecedentes, conforme a los procedimientos y atribuciones institucionales vigentes.

Apoyar la preparación de información, reportes y antecedentes de gestión de la unidad, contribuyendo a su disponibilidad para procesos de seguimiento, evaluación, planificación o toma de decisiones.

Coordinar la recepción, entrega y circulación de documentos, materiales y otros antecedentes administrativos, manteniendo los registros correspondientes cuando proceda.

Velar por la correcta utilización y resguardo de los documentos, equipos, materiales y recursos administrativos asignados para el desempeño de sus funciones.

Resguardar la confidencialidad, integridad y adecuado tratamiento de la información a la que tenga acceso en razón de sus funciones, especialmente aquella relativa a funcionarios, usuarios, pacientes o materias institucionales de carácter reservado.

Aplicar los procedimientos, protocolos, normas e instrucciones institucionales relacionadas con la gestión administrativa de la unidad y con las materias propias de su responsabilidad.

Detectar e informar oportunamente a la jefatura situaciones, contingencias, errores, retrasos o requerimientos administrativos que puedan afectar el adecuado funcionamiento de la unidad.

Colaborar con funcionarios y unidades relacionadas en la resolución de requerimientos administrativos, favoreciendo la continuidad y coordinación de los procesos institucionales.

Participar en acciones de mejora de los procesos administrativos de la unidad, identificando oportunidades de simplificación, ordenamiento, digitalización o mejora de los mecanismos de registro y coordinación.

Mantener una atención cordial, respetuosa y oportuna en la interacción con funcionarios, usuarios y demás personas con quienes se relacione en el ejercicio de sus funciones.

Ejecutar otras funciones administrativas afines al cargo que sean encomendadas por su jefatura, dentro de su ámbito de competencia y de acuerdo con las necesidades institucionales.

Perfil del Cargo

Los siguientes elementos componen el Perfil del Cargo y servirán para evaluar a los/las postulantes.

Perfil requerido

Licencia de enseñanza media completa o equivalente

Capacitación:

-Curso estatuto administrativo

Deseable:

-Curso integridad pública

Experiencia sector público / sector privado

Desde 3 años de experiencia en cargos administrativos en establecimientos públicos y/o privados

Competencias

-Orientación de servicio

-Habilidades interpersonales

-Probidad y conducta ética

-Trabajo bajo presión

-Orientación a la mejora continua

-Trabajo en equipo

Contexto del Cargo

El Hospital de la Florida, corresponde a un hospital docente concesionado de alta complejidad parte del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, cuya visión es "Otorgar atención oportuna y segura, con los más altos estándares clínicos, de calidad, eficiencia y resolutividad centrado en nuestros usuarios, su familia y en el entorno comunitario. Aspiramos a construir un clima interno y externo de motivación, respeto, responsabilidad y participación, con equipos comprometidos, idóneos y de excelencia. Seremos un hospital pionero e innovador con altos estándares tecnológicos, de información y transparencia. Queremos constituirnos en un referente en la zona y a nivel nacional. Cuenta con más de 70 mil metros construidos, instalaciones de primer nivel y tecnología de punta. Diagnóstica, trata y/ o deriva las necesidades de salud de los beneficiarios.   Requisitos Generales

Requisitos generales

Requisitos exigidos para ingresar a la Administración Pública señalados en el artículo 12 del la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:

Ser ciudadano o extranjero poseedor de un permiso de residencia.

Haber cumplido con la Ley de reclutamiento y movilización, cuando fuere procedente.

Tener salud compatible con el desempeño del cargo.

Haber aprobado la educación básica y poseer el nivel educacional o título profesional o técnico que por la naturaleza del empleo exija la ley. Para aquellos cargos regidos por esta ley en los que se exija tener licencia de educación media, se entenderá que cumplen dicho requisito las personas con discapacidad mayores de 18 años que acrediten haber completado sus estudios en la modalidad de educación especial. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el decreto Nº 83, de 2015, del Ministerio de Educación, que aprueba criterios y orientaciones de adecuación curricular para estudiantes con necesidades educativas especiales de educación parvularia y educación básica o la normativa que lo reemplace.

No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones. Con todo, conforme lo establecido en el artículo 121 de este Estatuto, no será necesario el cumplimiento de dicho plazo cuando así lo determine el respectivo fiscal.

No estar inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos, ni hallarse condenado por delito que tenga asignada pena de crimen o simple delito. Sin perjuicio de lo anterior, tratándose del acceso a cargos de auxiliares y administrativos, no será impedimento para el ingreso encontrarse condenado por ilícito que tenga asignada pena de simple delito, siempre que no sea de aquellos contemplados en el Título V, Libro II, del Código Penal.(Cambio vigente desde el 15.10.2013, según Ley 20.702).

No estar afecto a las inhabilidades establecidas en el artículo 54 de la ley Nº 18.575 Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado:

Tener vigentes o suscribir, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendientes a 200 UTM o más, con el Servicio.

Tener litigios pendientes con el Servicio, a menos que se refieran al ejercicio de derechos propios, de su cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive.

Ser director, administrador, representante y socio titular del 10% o más de los derechos de cualquier clase de sociedad, cuando ésta tenga contratos o cauciones vigentes ascendientes a 200 UTM o más, o litigios pendientes con el Servicio.

Ser cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo por afinidad inclusive de las autoridades y de los funcionarios directivos del Servicio hasta el nivel de Jefe de Departamento inclusive.

Hallarse condenado/a por crimen o simple delito.

Requisitos Específicos

Licencia de Enseñanza media o equivalente

Documentos requeridos

Copia Cédula de Identidad

Copia de certificado que acredite nivel Educacional, requerido por ley

Copia de Certificados que acrediten capacitación, postítulos y/o postgrados

Copia de Certificados o documentos que acrediten experiencia laboral

Declaración jurada que cumple requisitos de ingreso (art. 12 let. c), e) y f) y art. 54 DFL 1/19.653)

Otros

Etapas de selección

Calendarización del proceso